Jak zorganizować komunikację w firmie, w obliczu pracy zdalnej? - Blaber

Jak zorganizować komunikację w firmie, w obliczu pracy zdalnej?

przez Artur Parzybut / Biznesomania

W obecnych czasach, gdy wiele firm przymusowo przechodzi na pracę zdalną, przedsiębiorcy stają przed wyzwaniem dotyczącym przeorganizowania systemu pracy swoich pracowników. Wieloletnie doświadczenie znacznie pomaga w sprawnej komunikacji i łatwym odnalezieniu się w nowej rzeczywistości. Zwłaszcza, jeśli ma się do dyspozycji odpowiednie narzędzia.

Jak przygotować zespół do pracy zdalnej?

Prawdopodobnie do tej pory funkcjonowanie Twojej firmy opierało się na zintegrowanych działaniach w zespole, który wspólnie pracował nad projektami w przestrzeni biurowej, co umożliwiało jego członkom bezpośrednią komunikację. W takim wypadku, obowiązkowe przejście na pracę zdalną może być całkiem sporym wyzwaniem. Nie powinno Cię to jednak wystraszyć.

Najważniejsze jest poinformowanie zespołu z odpowiednim wyprzedzeniem o nowym systemie pracy oraz planie działania, który od teraz zostanie wprowadzony w celu sprawnego funkcjonowania firmy. Trzeba ustalić spójny sposób komunikacji oraz wybrać narzędzia, z których od tej pory będzie korzystał cały zespół. 

Na samym początku, warto rozważyć codzienną odprawę w postaci telekonferencji, podczas której będą rozdzielane zadania i która stanowić będzie okazję do wymiany wszelkich uwag i doprecyzowania szczegółów działania. Pamiętajmy też o tym, by już na starcie poddać cyfryzacji wszelką dokumentację, która będzie niezbędna w funkcjonowaniu wirtualnego biura. Niech każdy z Twoich pracowników, ma do niej pełen dostęp.

A co z monitorowaniem efektów pracy zespołu i płynną komunikacją pomiędzy pracownikami w celu sprawnego działania? To elementy, które rzeczywiście koordynować powinien właściciel firmy.  Można by pomyśleć, że oprócz pilnowania własnych obowiązków, powinien on dodatkowo skupiać się na tym, co o danej godzinie, odbywa się na konkretnej aplikacji. Nic bardziej mylnego! Wystarczy wybrać odpowiednie narzędzie, które pozwoli na monitorowanie i analizowanie pracy zespołu nie tylko w czasie rzeczywistym. 

Właśnie takie jest rozwiązanie w postaci systemu telekomunikacyjnego CLOUDYA, który w całości opiera się na działaniach w chmurze i skutecznie integruje wszystkie funkcje, których potrzebuje firma do sprawnej pracy zdalnej. Wystarczy połączenie z Internetem i komputer lub urządzenie mobilne, a efektywność działań Twojej firmy będzie taka, jak podczas pracy w biurze. Jeśli nie wyższa.

Poznaj narzędzie, które pomoże Ci koordynować zdalną pracę Twojego zespołu >>>

Jak działa system telefoniczny w chmurze CLOUDYA?

CLOUDYA to mobilne biuro, dzięki któremu bez problemu skontaktujesz się z każdym ze swoich pracowników, łatwo zorganizujesz telekonferencję (nawet do 50 osób jednocześnie), rozdzielisz zadania i będziesz na bieżąco śledzić wszelkie działania pozostałych członków zespołu. Każdej zatrudnionej osobie zostaje przydzielony własny numer telefonu, który jest w pełni zintegrowany z systemem. Taki numer może być też przypisany grupie pracowników – z przydzieleniem osobistego numeru wewnętrznego dla każdej z osób. Prawdziwą zaletą jest możliwość pracy na dowolnym urządzeniu niezależnie od miejsca, w którym się znajdujecie. Jedynym warunkiem jest stały dostęp do Internetu.

A co jeśli Twoja działalność opiera się na stałej komunikacji z klientami? Zapewne w Twojej przestrzeni biurowej mieściła się strefa w pełni przystosowana do prowadzenia infolinii. Nie daj sobie wmówić, że przejście na pracę zdalną uniemożliwia sprawne funkcjonowanie tego rodzaju działalności. Jeśli zastanawiasz się, jak w ramach pracy zdalnej przekazywać połączenia lub mierzyć godziny, w których dzwoni najwięcej klientów, skoro pracownicy rozproszeni są po swoich domach, odpowiedź jest jedna. To kolejne pole do popisu dla systemu CLOUDYA.

Posiada on bowiem, szereg funkcji, które ułatwiają kontakt z klientami. Pozwala między innymi na ustalanie kolejki połączeń lub przekazywanie ich do konkretnych pracowników dzięki systemowi IVR, ustawienia poczty głosowej, zapisywanie wiadomości i udostępnianie ich poprzez e-mail. Istnieje też możliwość mierzenia największego natężenia połączeń, dzięki czemu w danych godzinach można przydzielić do infolinii większą liczbę pracowników. Co również ważne, jako właściciel firmy albo menadżer projektu, masz możliwość analizowania wszystkich połączeń, jakie przychodzą i wychodzą z systemu. Możesz sprawdzić godzinę rozmowy, czas jej trwania oraz dowiedzieć się, kto z pracowników obsługiwał połączenie. 

Kliknij tutaj i zapoznaj się z pełną listą funkcji systemu telefonicznego CLOUDYA >>>

Jakie rozwiązania specjalne zapewnia system telefoniczny CLOUDYA?

Jeśli prowadzicie działalność od jakiegoś czasu, z pewnością zdążyliście już wdrożyć pewne rozwiązania, z których przejście na nowy system może wydawać Wam się skomplikowane. Wiemy także, jak trudno jest przestawić się ze sprawdzonych już narzędzi. Na szczęście, CLOUDYA posiada szereg rozwiązań specjalnych, które integrują takie aplikacje, jak np. Whatsapp, Microsoft Teams, czy Skype z całym systemem i rozszerzają ich funkcje. Pozwala to na sprawny przepływ informacji i pełną kontrolę nad wszystkimi działaniami, które odbywają się w firmie.

Sprawdź, jakie rozwiązania specjalne będą pasowały do profilu twojej firmy >>> 

Czy system CLOUDYA jest łatwy w obsłudze?

Jeżeli do tej pory nie miałeś doświadczenia z aplikacjami usprawniającymi działania biurowe lub korzystałeś jedynie z telefonu stacjonarnego i podstawowej skrzynki mailowej, to możesz porzucić wszelkie obawy. System jest intuicyjny, a obsługa interfejsu bardzo łatwa – za pomocą jednego kliknięcia można bez problemu przydzielać zadania, przekierowywać połączenia, czy zorganizować wideokonferencję dla wybranych pracowników. 

Dzięki działaniu w chmurze, aktualizacje odbywają się automatycznie i nie jest potrzebna konserwacja. W cenie usługi jest pełne wdrożenie systemu w działanie firmy oraz przeniesienie numerów i założenie skrzynek dla wszystkich pracowników.

Badania przeprowadzone przez firmę Owl Labs udowodniły, że osoby pracujące zdalnie są szczęśliwsze od tych, które chodzą do pracy o jakieś 22%! Również ich praca jest bardziej efektywna, ponieważ rzadziej się rozpraszają i nie robią tak częstych przerw. Także wielce prawdopodobne, że dzięki nowym technologicznym rozwiązaniom w rodzaju tych, które proponuje system CLOUDYA, przymusowy lockdown przyczyni się do wzrostu wydajności Twojej firmy.

 
Advertisement