Pracodawca, zgodnie z polskim prawem, ma obowiązek zapewnić pracownikom dostęp do pomieszczeń i urządzeń higieniczno-sanitarnych oraz do wody pitnej. Wielu z nich, w trosce o komfort zatrudnionych w firmie osób, dodatkowo dostarcza do biur również inne produkty, takie jak kawa czy herbata. Realizowanie dostaw jest jednak złożoną procedurą, która z reguły wymaga optymalizacji. Sprawdź, jak odpowiednio zadbać o zaopatrzenie swojego biura.
Proces zaopatrzenia biur składa się z wielu etapów, takich jak znalezienie odpowiedniego dostawcy, zweryfikowanie potrzeb pracowników czy kompletowanie rezerw. Samo złożenie zamówienia to czynność wieńcząca poprzedzające ją kroki. Jak zatem zadbać o to, by proces zaopatrzenia firmy w wodę czy kawę (a także materiały biurowe i środki higieniczne) przebiegał prawidłowo? Warto zacząć od wyeliminowania najpowszechniejszych błędów.
Wybór niewłaściwego dostawcy
Przy wyborze dostawców firmy najczęściej biorą pod uwagę takie czynniki jak koszty, asortyment czy możliwość dopasowania sposobów i terminów dostawy. Niestety praktyka pokazuje, że często dopiero w toku współpracy można w pełni ocenić jakość oferowanych usług.
Do największych grzechów dostawców należą:
- nieterminowe dostawy,
- dostarczanie niepełnego zamówienia,
- dostarczanie materiałów niezgodnych z zamówieniem.
Powtarzające się sytuacje tego typu powinny stać się sygnałem do zmiany dostawcy. Rynek zaopatrzenia dla firm jest bowiem tak obszerny, że z łatwością można znaleźć partnera spełniającego konkretne wymagania i oferującego różnego rodzaju udogodnienia. Przykładem dodatkowej opcji, która może stanowić zachętę do współpracy z danym dostawcą jest intuicyjny panel komunikacji z klientem, umożliwiający złożenie zamówienia lub sprawdzenie salda drogą elektroniczną. Takie udogodnienie udostępnia firma Eden, specjalizująca się w dostarczaniu wody i kawy do firm i domu.
Składanie zamówień na ostatnią chwilę
Regularne kontrolowanie stanu rezerw pozwala uniknąć sytuacji, gdy w firmie zabraknie akcesoriów biurowych czy takich produktów jak woda dla pracowników. Obserwowanie tempa, w jakim ubywają, umożliwi oszacowanie liczby potrzebnych materiałów oraz określenie punktu kontrolnego, po którego przekroczeniu w przyszłości należy składać zamówienie. Podczas planowania dostaw trzeba wziąć pod uwagę również sezonowy wzrost zapotrzebowania na określone produkty, np. na wodę w czasie upałów. Niedopuszczalne jest bowiem zamawianie dostaw kawy do biura dopiero wtedy, kiedy zapasy zostaną w pełni wyczerpane.
Niezrozumienie potrzeb pracowników
Okresowe kontrole rezerw powinny zostać połączone z przyjmowaniem bezpośrednich zamówień od pracowników, którzy będą w stanie najpełniej określić swoje bieżące potrzeby. Może bowiem okazać się, że na wzrost ich efektywności wpłyną nie tylko regularne dostawy kawy do biura czy materiałów biurowych, ale także wymiana niewygodnych krzeseł lub zakup podkładek pod laptopy, odciążających odcinek szyjny kręgosłupa dzięki korekcie ułożenia sprzętu.
W zależności od liczby osób zatrudnionych w firmie można zbierać zamówienia ręcznie lub elektronicznie, chociażby za pomocą zakładki w intranecie, czyli systemie komunikacji wewnętrznej. Dobrym rozwiązaniem może również okazać się wdrożenie okresowych anonimowych ankiet, badających poziom satysfakcji ze środowiska pracy, jakości zaopatrzenia itd.
Logistyka zaopatrzenia stanowi istotny element zarządzania firmą i może w bezpośredni sposób wpłynąć na jakość wykonywanej pracy. Warto więc zadbać, by proces ten przebiegał jak najpłynniej.