Jakub Sztuba

Otwierasz firmę i jesteś objęty obowiązkiem fiskalizacji? Sprawdź, co musisz wiedzieć!

przez Jakub Sztuba 28 listopada 201928 listopada 2019

Otwierając firmę, masz wiele nowych obowiązków, w tym tych związanych z fiskalizacją sprzedaży. Nowe regulacje prawne, które obowiązywać będą od stycznia 2020 r. nie ułatwiają sprawy. Dlatego my to robimy! Przeczytaj nasz poradnik, który pomoże połapać się we wszystkich zawiłościach.

Spis treści

Kogo dotyczy obowiązek fiskalizacji?

Zgodnie z powszechnie przyjętą zasadą, obowiązek korzystania z kasy fiskalnej dotyczy wszystkich, prowadzących sprzedaż dóbr i usług klientom indywidualnym, których obroty przekraczają 20 000 złotych. Jest jednak katalog branż objętych bezwzględnym obowiązkiem fiskalizacji bez względu na osiągnięty obrót. Jedną z większych rewolucji w tym zakresie są przepisy dotyczące tzw. kas online.

Dla kogo kasa fiskalna online?

Od 2020 roku w niektórych branżach zaczną obowiązywać nowe zasady dotyczące kas rejestrujących online. Przedsiębiorcy wymienieni w ustawie są zobowiązani do korzystania z kas online. Kasy online mają przesyłać na bieżąco dane dotyczące sprzedaży do Repozytorium Ministerstwa finansów. W ciągu następnych kilku lat do KAS (Krajowej Administracji Skarbowej) zostanie zatem podłączonych setki tysięcy punktów handlowych. Obowiązek stosowania kas online dotyczy:

warsztatów samochodowych i na stacji paliw od 1.01.2020
branży gastronomicznej i hotelarskiej oraz sprzedawców węgla od 1.07.2020
przedsiębiorców z branży budowlanej, fryzjerów, kosmetyczek, lekarzy i lekarzy dentystów, prawników i siłowni (w zakresie biletów wstępu) od 1.01.2021

Co z pozostałymi branżami?

Przedsiębiorcy, którzy nie zostali zobligowani do wymiany sprzętu fiskalnego, mogą korzystać z dotychczasowych rozwiązań fiskalnych, jednak i tutaj szykują się pewne zmiany. Już 31 sierpnia 2019 roku zakończyła się sprzedaż najstarszego typu kas z papierowym zapisem kopii. Co więcej, po 31 grudnia 2022 r. zostaną wycofane ze sprzedaży też te z elektronicznym zapisem kopii, a więc obecnie najbardziej opłacalnym wyborem stają się urządzenia fiskalne online.

Nawet jeśli pozostałe branże nie figurują wśród tych wspomnianych w ustawie, jest wielce prawdopodobne, że w niedalekiej przyszłości wejdzie w życie nowelizacja przepisów poszerzająca katalog przedsiębiorców zobligowanych do zakupu urządzeń fiskalnych połączonych ze skarbówką. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wyprzedzić prawo, a do tego wdrożyć rozwiązania, które ułatwią i usprawnią prowadzenie biznesu oraz podniosą komfort klientów. Jeżeli otwierasz firmę lub niebawem zapełni się pamięć kasy, z której korzystasz możesz zakupić kasę online.

Kliknij w ten link i już teraz sprawdź rozwiązanie stworzone z myślą o przedsiębiorcy, dzięki czemu nie tylko spełnia wymogi prawa, ale także realnie pomaga w prowadzeniu biznesu.

Obowiązki posiadacza kasy: po pierwsze – fiskalizacja

Przedsiębiorcy powinni pamiętać także o tym, że z posiadania kasy wynika kilka obowiązków, o których należy pamiętać. Pierwszą formalnością jest fiskalizacja, wykonywana przez uprawnionych do takiej operacji serwisantów. W przypadku kas “starego typu” po procedurze fiskalizacji, w ciągu 7 dni należało zgłosić do urzędu skarbowego jej wykonanie. Kasy online same automatycznie przekazują niezbędne informacje do fiskusa, więc przedsiębiorca nie musi zgłaszać już nigdzie tego faktu. Aby dopełnić wszystkich obowiązków należy również pamiętać o tym, aby na obudowę urządzenia nanieść numer ewidencyjny. Kasom starego typu numer ten nadaje urząd skarbowy informując o tym listownie. W przypadku kas online numer ewidencyjny generowany jest przez urządzenie podczas fiskalizacji.

Książka serwisowa

Każde urządzenie fiskalne powinno posiadać także książkę serwisową ‒ tzw. Książkę Kasy Rejestrującej. Dokument jest zbiorem informacji o danym egzemplarzu kasy rejestrującej, Zawiera m.in. i, dane użytkownika kasy i firmy serwisującej, a przede wszystkim pełną historię użytkowania urządzenia. Zapisuje się tu wszelkie czynności serwisowe. Wielu właścicieli biznesów mobilnych zapomina, że książka zawsze powinna być dostępna w miejscu, gdzie aktualnie znajduje się kasa. Dodatkowo dokument należy przechowywać jeszcze pięć lat po wycofaniu kasy z użytkowania.

Obowiązkowe przeglądy

Przedsiębiorcy muszą liczyć się również z okresowymi przeglądami technicznymi urządzeń fiskalnych. Przegląd powinien być wykonany przez uprawnionego serwisanta, nie rzadziej niż raz na dwa lata. Kara za niespełnienie tego obowiązku wynosi 300 złotych.

Szkolenie dla kasjerów

Innym niezbędnym krokiem na drodze posiadacza kasy fiskalnej jest przeszkolenie pracowników, którzy będą z jej wykorzystaniem rejestrowali sprzedaż. To nowość, którą sprecyzowano w przepisach z maja 2019 roku. Pracownicy prowadzący ewidencję sprzedaży muszą zostać zapoznani z podstawowymi zasadami jej prowadzenia, zasadami wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutkami nieprzestrzegania tych zasad. Szkolenie jest absolutnie obowiązkowe i musi zostać przeprowadzone przed rozpoczęciem pracy z kasą fiskalną. Pracownicy, którzy je odbyli powinni podpisać stosowne oświadczenie o zapoznaniu z informacją o zasadach ewidencji sprzedaży. Sporządza się je w dwóch egzemplarzach: dla pracodawcy i dla pracownika.

Codzienne obowiązki, czyli drukowanie raportów

Wśród obowiązków posiadacza kasy fiskalnej trzeba jeszcze wymienić codzienne czynności, takie jak: generowanie raportów dobowych i miesięcznych. Pierwsze z nich należy wystawić najpóźniej przed rozpoczęciem kolejnego dnia sprzedażowego. Raport miesięczny musi natomiast zostać wydrukowany maksymalnie do 25 dnia miesiąca następnego w stosunku do tego, w którym odbywała się sprzedaż.

Internet dla kasy online

Obowiązkiem nałożonym na posiadacza kasy online jest zapewnienie łączności urządzenia z internetem. To niezbędne, ponieważ idea urządzeń opiera się właśnie na bieżącej synchronizacji danych z Repozytorium. W przypadku krótkotrwałego braku dostępu do internetu, wynikającego z przyczyn niezależnych od przedsiębiorcy, zobowiązany jest on dalej rejestrować sprzedaż i zorganizować niezwłocznie połączenie z siecią. W przypadku trwałego braku dostępu do internetu, przedsiębiorca może wnioskować u naczelnika US o zgodę na podłączanie kasy online do internetu w określonych odstępach czasowych. Aby uniknąć takich komplikacji warto wybrać rozwiązanie , które posiadają wbudowany moduł GSM Są wśród nich np. kasoterminale iPOS, dzięki którym znacznie łatwiej spełnić obowiązek zapewnienia łączności. W perspektywie długofalowej oznacza to też niemałą oszczędność, ponieważ producent oferuje łączność w cenie urządzenia, bez żadnych dodatkowych dopłat przez cały okres eksploatacji urządzenia.

Kliknij w ten link i dowiedz się wszystkiego o kasoterminalach iPOS, dzięki którym nie tylko spełnisz wymogi prawne, ale także ułatwisz sobie prowadzenie swojego biznesu.

Ulgi i dofinansowania

Zmiany prawne wiążą się z obowiązkowym wydatkiem dla właścicieli biznesów. Ustawodawca przewidział ulgę na zakup urządzeń fiskalnych w wysokości 90% wartości sprzętu, ale maksymalnie 700 zł. Odliczenie dotyczy tylko kas online i przysługuje:

przedsiębiorcom, którzy są zobligowani przepisami prawa do wymiany kas rejestrujących na kasy online
przedsiębiorcom, którzy nigdy jeszcze nie stosowali żadnego rodzaju urządzeń fiskalnych i dobrowolnie zdecydują się na zakup kas online

Z kasoterminalem będzie wygodniej!

Warto też wiedzieć, że aby spełnić nowe wymogi prawne, nie trzeba wcale decydować się na urządzenie w postaci zwykłej kasy online. Na rynku dostępna jest zupełnie nowa kategoria urządzeń, kasoterminale iPOS. Kasoterminal to dwa w jednym – jest jednocześnie urządzeniem fiskalnym i terminalem płatniczym. Rozwiązanie spełnia wymogi kas online, choć jest stworzone głównie z myślą o przedsiębiorcy i jego potrzebach.

Kasoterminal iPOS integruje się z platformą iPOS web, w której pojawiają się raporty sprzedaży. System ten pozwala też na zdalne zmienianie cen produktów, dodawanie asortymentu, przydzielanie rabatów oraz zarządzanie pracownikami i ich czasem pracy. Przedsiębiorca wykorzystujący iPOS web nie musi się też martwić o raportowanie danych do księgowości – można przydzielić pracownikom tego działu odpowiednie uprawnienia dostępowe. W przeciwieństwie do zwykłych kas rejestrujących online, kasoterminale iPOS nie tylko wysyłają raporty do Repozytorium, lecz także zapewniają wiele pomocnych narzędzi do prowadzenia biznesu.

iPOS oferuje swoim klientom dwa rodzaje kasoterminali: iPOS smart i iPOS smart+. Pierwszy z nich to małe urządzenie, które świetnie sprawdzi się np. w salonach fryzjerskich, kosmetycznych, warsztatach samochodowych, czy wulkanizacyjnych. Drugi, nieco większy model, to kasoterminal sterowany tabletem. Idealna propozycja dla gastronomii, w której liczy się szybkość zawieranych transakcji i wygoda tworzenia rachunków.