Lockdown a zarządzanie firmą. Jak skutecznie zorganizować pracę zespołu w nowej rzeczywistości?
Ten rok przyniósł wielu właścicielom firm niespodziewane wyzwania. Koronawirus nadal się rozprzestrzenia, dlatego coraz więcej branż zmuszonych jest do przejścia na pracę zdalną. Jak odnaleźć się w nowej rzeczywistości i efektywnie przeorganizować pracę firmy? Jak podtrzymać przy tym sprawną komunikację w zespole i monitorować postępy w pracy?
Lockdown wcale nie musi oznaczać, że jakość świadczonych przez firmę usług spadnie. Wręcz przeciwnie! W dzisiejszych czasach, niezależnie od pandemii, coraz bardziej odchodzi się od systemu rozliczania pracowników za czas pracy, a rozlicza się ich za efektywność działań. Jak jednak przygotować swój zespół na pracę zdalną i sprawnie monitorować jego aktywność w obrębie przydzielonych zadań? To proste.
Spis treści
Jak zorganizować pracę zdalną dla swojego zespołu?
Sytuacja jest wyjątkowa, ale warto się do niej przygotować i zadbać o to, żeby nowo wprowadzone zasady były zrozumiałe dla wszystkich. Wychodzenie z założenia, że jedyną różnicą w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa jest zmiana firmowego biurka na domowe, może doprowadzić do wielu nieporozumień i w konsekwencji znacznie obniżyć wydajność pracujących zespołów.
Przede wszystkim należy porozumieć się z managerami działów i wspólnie stworzyć nowy plan działania oraz dostosować go do specyfiki każdego zespołu. Zasady powinny być transparentne i nie pozostawiać wątpliwości co do zakresu obowiązków i nowego sposobu ich wypełniania. Następnym krokiem jest ustalenie sposobu komunikacji i narzędzi, które będą służyły do wirtualnych spotkań, przekazywania informacji i dokumentów, raportowania efektów pracy zespołów, czy monitorowania wykonywania zadań w terminie. Tutaj z pomocą przyjdzie innowacyjny system CLOUDYA, który działa w chmurze i idealnie nadaje się do pracy zdalnej.
Dowiedz się, jak działa system telefoniczny w chmurze CLOUDYA >>>
Po konsultacji z managerami działów i ustaleniu sposobu komunikacji oraz używanych narzędzi, powinno się poinformować swoich pracowników o zmianach, które będą wdrażane. Należy pamiętać, żeby – o ile to możliwe – przekazać te informacje z odpowiednim wyprzedzeniem, aby każdy mógł przeorganizować swoje życie domowe oraz przygotować odpowiednie stanowisko do pracy. Każdy pracownik powinien też we własnym zakresie przeanalizować nowy plan działania i skonsultować się z przełożonym. To pomoże wdrożyć nowe rozwiązania i doprecyzować sposób raportowania efektów wypełnianych zadań.
Jakiego narzędzia do komunikacji i monitoringu używać w pracy zdalnej?
Komunikacja z zespołem i klientami, wideokonferencje, przekazywanie dokumentów, monitoring postępów i wiele innych działań mających za zadanie podtrzymanie prawidłowego funkcjonowania firmy, zmusza przedsiębiorców do sięgania po różnorodne narzędzia. W przypadku wielu rozbudowanych działów może to być problematyczne i stanowić duże wyzwanie. Jednak na rynku jest dostępne narzędzie, które łączy w sobie wszystkie funkcje potrzebne do sprawnego zarządzania przedsiębiorstwem w trybie zdalnym. To wspomniany wcześniej system niemieckiej firmy NFON o nazwie CLOUDYA, który w całości oparty jest na chmurze i posiada certyfikat bezpieczeństwa TÜV.
Dzięki temu rozwiązaniu, każdy pracownik firmy (albo grupa pracowników) otrzyma swój własny numer telefonu, które będzie w pełni zsynchronizowane z systemem. Wystarczy mieć stały dostęp do Internetu oraz komputer lub połączenie GSM i urządzenie mobilne, a CLOUDYA będzie działać wszędzie tam, gdzie akurat będą znajdowali się pracownicy przedsiębiorstwa.
Interfejs jest bardzo intuicyjny i prosty w obsłudze, a do najważniejszych funkcji należą: tworzenie telekonferencji, poczta głosowa z zapisywaniem nagranych wiadomości i odtwarzaniem ich na dowolnym urządzeniu, pełny monitoring wszystkich połączeń wykonanych przez pracowników oraz badanie aktywności i zliczanie czasu spędzonego online.
System CLOUDYA nie jest tylko przeznaczony do wewnętrznej komunikacji z pracownikami, ale posiada również szereg rozwiązań przydatnych w kontaktach z klientami. Do takich funkcji należą między innymi: tworzenie kolejki połączeń, zliczanie godzin wzmożonego natężenia wykonywanych telefonów, czy utworzenie menu głosowego, dzięki któremu klienci będą mogli określić w jakiej sprawie dzwonią i otrzymać automatyczne połączenie z odpowiednim działem.
Sprawdź, jakie jeszcze funkcje proponuje system telefonii CLOUDYA >>>
Narzędzie do komunikacji i monitoringu szyte na miarę każdego przedsiębiorstwa
NFON proponuje szereg rozwiązań specjalnych oraz PREMIUM, które można w pełni zaprojektować pod profil działalności każdego przedsiębiorstwa. Dzięki temu korzysta i płaci się jedynie za te funkcje, które faktycznie są przydatne i niezbędne do prawidłowego funkcjonowania firmy. System można zoptymalizować i podłączyć pod takie aplikacje, jak Microsoft Teams, Skype, czy Whatsapp, rozszerzając tym samym ich podstawowe funkcje.
Zdecyduj, które z rozwiązań specjalnych będzie najlepiej pasowało do profilu Twojego biznesu >>>
Twórcy systemu CLOUDYA zdają sobie sprawę, że właścicielom firm przede wszystkim zależy na bezpieczeństwie danych swoich pracowników i klientów. Dlatego narzędzie posiada najwyższy status bezpieczeństwa, jest regularnie certyfikowane i opiera się na podwójnej, niezależnej od siebie infrastrukturze w europejskich centrach danych. Sprawia to, że system jest niezawodny. Dzięki działaniom w chmurze, aktualizacje odbywają się automatycznie, a konserwacja nie jest potrzebna.
Lockdown kiedyś się skończy, ale to wcale nie musi oznaczać powrotu do biura na starych zasadach. Być może reorganizacja całej struktury w wyniku obowiązkowej pracy zdalnej, przyniesie więcej korzyści, niż standardowe działania praktykowane przez firmę przed pandemią. Bardzo możliwe, że nowy system pracy opierający się o narzędzia działające w chmurze, na stałe podniesie wydajność całego przedsiębiorstwa i mierzalnie przełoży się na jego zyski.