Mogłoby się wydawać, że nie ma nic prostszego, niż skrobnięcie kilku zdań i kliknięcie “wyślij”. Zapewne większość z Was robi to tak często, że macie już wypracowany swój własny styl. Jednak istnieją pewne zasady, z którymi warto się zapoznać, żeby komunikacja elektroniczna była jeszcze sprawniejsza. A pomoże w tym Aleksandra Pakuła, która jest specjalistką od savoir-vivre’u.
Spis treści
Tytuł e-maila
Choć nie jest to pole, które obowiązkowo należy wypełnić, żeby e-mail został wysłany, to warto nadawać swoim wiadomościom odpowiednie tytuły. Ważne, żeby były zwięzłe i jasno określały, co znajduje się w środku. Dzięki temu odbiorca nie tylko będzie mógł się zorientować, czego dotyczy e-mail, ale też jeśli w przyszłości zajdzie taka potrzeba, to łatwo go wyszukać i do niego wrócić.
Przywitanie
Czy wiecie, że słowo witam zarezerwowane jest dla gospodarzy? To oni witają nas w swoich progach. Dlatego zaczynanie w ten sposób maila, i to niezależnie od jego tematyki i adresata, nie jest poprawne.
Jak zatem zrobić to dobrze?
Na to pytanie odpowiada Aleksandra Pakuła, która jest trenerką etykiety oraz założycielką Instytutu Etykiety. Na jej koncie znajdują się 2 książki dotyczące zasad savoir-vivre’u.
Pierwsze zdanie
Pierwsza linijka za nami, ale co dalej?
- Jeśli po zwrocie grzecznościowym znalazł się przecinek, to kolejne zdanie rozpocznij małą literą.
- Jeśli po zwrocie grzecznościowym znalazł się wykrzyknik, to kolejne zdanie rozpocznij wielką literą.
Jeśli e-maila piszemy w sprawie służbowej, to warto w pierwszym zdaniu zwięźle przedstawić sprawę, której będzie dotyczyła wiadomość.
Czytelność
W przeciwieństwie np. do spotkania twarzą w twarz, czy rozmowy telefonicznej, mamy szansę dopracować maila, zanim klikniemy wyślij. Warto to zrobić, żeby wyeliminować błędy interpunkcyjne i ortograficzne, czy niepotrzebne treści, które mogłyby odwrócić uwagę odbiorcy od właściwego tematu.
Kolejną sprawą jest kwestia wizualna. O wiele wygodniej i sprawniej czyta się e-maila, który podzielony jest na kilka krótkich akapitów, zamiast ciągłego tekstu.
Zakończenie
Pozdrawiam? Do zobaczenia? Z poważaniem?
Jak pożegnać się z klasą i zachować przy tym zapis zgodny z polską pisownią?
Jeżeli e-mail ma charakter formalny, to warto zakończyć go słowami:
- Z poważaniem
- Z wyrazami szacunku
W przypadku maila, którego wysyłamy do znajomych:
- Miłego dnia!
- Do zobaczenia!
A czy w przypadku zwrotu, który nie kończy się wykrzyknikiem, trzeba stawiać przecinek lub kropkę? Odpowiedź znajdziecie u Aleksandry Pakuły.
